Strona główna > Blog > Dlaczego Planowanie Zasobów Jest Niezbędne w Zarządzaniu Projektami
Dlaczego Planowanie Zasobów Jest Niezbędne w Zarządzaniu Projektami?
Ukończenie projektu to zawsze trudne zadanie, a planowanie zasobów jest kluczowym czynnikiem, który może zdecydować o sukcesie lub porażce Twojego projektu.
Nie ma znaczenia, czy prowadzisz małą start-up czy duże przedsiębiorstwo, planowanie zasobów jest niezbędnym krokiem w zarządzaniu projektami i wymaga dość zaawansowanych umiejętności myślenia strategicznego. Dlaczego? Cóż, wyobraź sobie: nowy wspaniały projekt o dużym budżecie właśnie wylądował na twoim podwórku i wszyscy są szczęśliwi, że są na pokładzie i przejmują nowe zadania. Szybko do przodu, dwa miesiące później: jest mnóstwo zaległych zadań, programista krzyczy głośno, bo nie ma nikogo, kto mógłby przeprowadzić testy, junior jest całkowicie przytłoczony zadaniami, które znacznie przewyższają jego umiejętności. A na dodatek już przekroczyłeś budżet, a twój klient wcale nie jest zadowolony. Jak do tego doszło?! Prosta i zwięzła odpowiedź: złe zarządzanie zasobami!
Bez dokładnego oszacowania czasu dla każdego zadania, bez starannego przydzielenia zasobów do tych zadań i bez dobrego zrozumienia potrzebnych ról i umiejętności twój projekt upadnie. Nie tylko ten, ale będzie to miało wpływ również na przyszłe projekty! Niewłaściwe zarządzanie zasobami w bieżących projektach uniemożliwi ci dokonanie wiarygodnej prognozy dla innych możliwości biznesowych. I tak piękne marzenie zamienia się w twój najgorszy koszmar!
Kilka rzeczy, które warto wziąć pod uwagę przy planowaniu zasobów
Na szczęście powyższej sytuacji można uniknąć, skupiając się na tym etapie projektu na kilku kluczowych aspektach:
- Wymagane umiejętności projektu – określ, jakie umiejętności są niezbędne do pomyślnego zakończenia projektu;
- Dostępność zasobów – sprawdź, jakie zasoby posiadają wymagane umiejętności, są dostępne z ogólnej pojemności i uwzględnij dni robocze / czas, urlopy, daty rozpoczęcia i zakończenia umów;
- Koszty zasobów – stawki godzinowe / dzienne przydzielonych zasobów powinny być uwzględnione w budżecie projektu, aby zapewnić rentowność.
A jeśli chcesz zapewnić wyższy wskaźnik powodzenia swojego projektu, przeprowadź ocenę ryzyka, biorąc pod uwagę wszystkie wyżej wymienione czynniki. Przewiduj scenariusze “co jeśli”, aby określić najgorsze sytuacje zarządzania zasobami i przygotuj “plan B”. Ponieważ, niestety, projekty nie zawsze przebiegają zgodnie z planem i może być konieczne wprowadzenie zmian. Co jeśli kluczowa osoba w Twoim zespole zachoruje? Co jeśli ktoś zrezygnuje? Czy są dostępne inne zasoby? Czy stać Cię na przydzielenie zadań komuś, kto ma stawkę godzinową wyższą niż budżet projektu? A może ktoś z mniejszym doświadczeniem mógłby wykonywać zadania? Może się okazać, że będziesz potrzebować zasobu dłużej niż pierwotnie planowano lub dodasz nowe zasoby do swojego projektu. Właśnie z tego powodu planowanie zasobów jest raczej ciągłym procesem w zarządzaniu projektami niż jednorazową czynnością.
Więcej szczegółów na temat efektywnego planowania zasobów znajdziesz tutaj.
Optymalizuj proces planowania zasobów
Możemy się teraz zgodzić, że planowanie zasobów jest kluczowym krokiem w zarządzaniu projektem. Ale co możemy zrobić, aby uniknąć chaosu i szybko dowiedzieć się, jak dopasować to wszystko do Twojego planu projektu? Kluczem jest uzyskanie dobrego obrazu ogólnej zdolności i wykorzystania zasobów, abyś mógł określić, kto jest dostępny do pracy nad Twoim projektem, na jak długo i jakim kosztem.
Możesz spróbować zrobić to za pomocą arkusza kalkulacyjnego, takiego jak Excel, ale nie może to być długoterminowe rozwiązanie; korzystanie z arkuszy kalkulacyjnych ma swoje ograniczenia, ponieważ ręczne wprowadzanie danych jest czasochłonne i zawodne, gdyż błędy są prawie nieuniknione. A jeśli zarządzasz jednocześnie większą liczbą projektów, nawet nie myśl o używaniu arkuszy kalkulacyjnych!
Twoja najlepsza szansa na monitorowanie i zarządzanie obciążeniem pracą zespołu, aby dostarczyć wszystko na czas i w ramach budżetu, to użycie narzędzia do planowania zasobów. Każdy odnoszący sukcesy Project Manager wie, że sprawne oprogramowanie jest kluczem do zarządzania wszystkimi dostępnymi zasobami przez cały czas trwania projektu.
\