Cztery Kroki do Wykonania w Planowaniu Zasobów

Planowanie zasobów jest jak silnik w samochodzie: tak jak silnik sprawia, że samochód przemieszcza się z punktu A do punktu B, planowanie zasobów jest impulsem, który sprawia, że wszystko działa w zarządzaniu projektami. Nie wystarczy rozbić projekty na etapy i działania oraz losowo przydzielać zasoby. Potrzebne jest skuteczne planowanie, aby dostarczyć projekt na czas i w ramach budżetu.

Planowanie zasobów oznacza przydział i wykorzystanie dostępnych zasobów, aby zapewnić, że realizacja projektu spełni określone warunki uzgodnione z klientem. Aby to zrobić, należy wykonać kilka podstawowych kroków, niezależnie od wielkości firmy czy złożoności projektu:

1. Określ poziomy ról i umiejętności potrzebne do ukończenia projektu – na podstawie zadań projektowych możesz zdecydować, jakie umiejętności są obowiązkowe.
2. Osestimate ilość potrzebnych zasobów do zakończenia projektu – na podstawie budżetu czasowego uzgodnionego z klientem, możesz oszacować, ile godzin jest potrzebnych dla każdej umiejętności, aby wykonać zadania projektu.
3. Sprawdź, jakie zasoby są dostępne z wymaganymi umiejętnościami i w ramach czasowych projektu.
4. Przydziel zasoby do każdego etapu projektu i stwórz harmonogram projektu.

Po wykonaniu tych kroków nadszedł czas, aby zaplanować niezaplanowane: rozważyć zmienne i ocenić ryzyko. Wszyscy dobrze wiemy, że nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem i występują nieprzewidziane sytuacje. Tak więc, mogą być pewne szczegóły, które musisz sprawdzić, gdy dokonujesz alokacji w swoich projektach:

• Święta publiczne: jeśli członkowie twojego zespołu są rozsiani po całym świecie, dni robocze mogą się różnić, a te drobne szczegóły mogą mieć niedoszacowany wpływ w sytuacji awaryjnej.
• Daty końca umów: chyba że wszyscy członkowie zespołu projektowego mają umowy na czas nieokreślony, warto sprawdzić, czy ktoś nie kończy pracy w trakcie projektu.
• Stawki godzinowe: jeśli twoi pracownicy są w różnych krajach, ich stawki mogą się różnić, a w zależności od czasu potrzebnego do pracy nad projektem, twój budżet może zostać wpływowy.

Teraz upewnij się, że planowanie zasobów jest wykonywane prawidłowo i zadaj sobie następujące pytania:

• Czy obciążenie pracą jest rozłożone w taki sposób, aby nikt nie był przeciążony ani nie miał jej za mało?
• Czy mieszczę się w budżecie pod względem pieniędzy?
• Czy mieszczę się w budżecie czasowym?

Jeśli odpowiedź na wszystkie te pytania brzmi “tak”, gratulacje! Twoje planowanie jest idealne! Jeśli nie, nigdy nie jest za późno, aby zmienić sytuację na swoją korzyść 😊.