Strona główna > Funkcje > pozyskiwanie zasobów
Planowanie zasobów i prognozowanie – lub posiadanie przeglądu wszystkich i wszystkiego.
Proste zarządzanie zasobami z intuicyjną alokacją, zwiększoną widocznością i elastycznymi funkcjami planowania.
Łatwo wizualizuj i balansuj obciążenie pracą zespołu, aby uniknąć wypalenia lub niedostatecznego wykorzystania. Zmień priorytety projektów i elastycznie oraz w czasie rzeczywistym rozdziel godziny pomiędzy osoby przypisane za pomocą prostego interfejsu elapseit typu „przeciągnij i upuść".
Szybko wizualizuj harmonogram i projekty każdego członka zespołu — kto co robi i ile czasu zajmie każde zadanie. Zminimalizuj konflikty i niewykorzystane zasoby, zyskując lepszy wgląd w dostępność zespołu.
Planowanie jest również używane do wstępnego wypełniania kart czasu pracy, dzięki czemu elapseit jest tak łatwym w użyciu rozwiązaniem do śledzenia czasu, że każdy pokocha jego używanie.
Przydziel zasoby, uzyskaj trafną prognozę!
Przydzielanie godzin do projektów w narzędziu nie jest obowiązkowe dla osób z Twojego zespołu, aby rozpocząć pracę, ale jest wysoce zalecane.
Chociaż elapseit pozwala na dokonywanie alokacji z modułu Projekty lub Ludzie/Zarządzanie, zalecamy, aby planowanie odbywało się z modułu Zasoby. Dlaczego? Ponieważ, w przeciwieństwie do modułu Zarządzanie, gdzie możesz zobaczyć tylko jeden widok osób lub jeden widok projektu w danym momencie, w module Zasoby możesz zobaczyć "szerszy obraz" z dostępnością wszystkich osób i wszystkimi projektami.
Kiedy dokonujesz alokacji za pomocą okna widoku Osoby, zobaczysz listę wszystkich dostępnych zasobów wraz z ich obciążeniem, co jest bardzo przydatne, jeśli chcesz uniknąć przydzielenia do swojego projektu kogoś, kto jest już w pełni zarezerwowany na inne projekty; ten widok pozwala zobaczyć, kto zainicjował workflow wniosku o urlop (nawet jeśli wniosek czeka na zatwierdzenie), co sprawia, że planowanie zasobów jest jeszcze bardziej wydajne. W ten sam sposób, jeśli jesteś w widoku Projekty, możesz zobaczyć wszystkie projekty z ich fazami, działaniami i zadaniami oraz odpowiadające im zabudżetowane godziny.
Po zapisaniu przydzielonych godzin, będą one widoczne zarówno w widokach Osoby i Projektu, jak również w Karcie czasu pracy każdej osoby wybranej do pracy nad projektem; otrzymają oni powiadomienie w narzędziu o przydziałach oraz poprzez e-mail, jeśli tak wybrano.
Inteligentne planowanie.
Możesz wybrać między dwoma typami alokacji: całkowita liczba godzin lub liczba godzin dziennie. W zależności od wybranego typu alokacji, możesz dodać liczbę godzin, a następnie określić konkretny przedział czasowy, w którym te godziny powinny być zarejestrowane. Możesz zdecydować się na alokację cykliczną, pamiętaj tylko, że cykl może być ustawiony tygodniowo lub miesięcznie i jest powiązany z ustalonymi datami alokacji; oznacza to, że na przykład, jeśli chcesz ustawić cykl tygodniowy, musisz wybrać maksymalnie 7-dniowy okres alokacji. Podczas dokonywania alokacji możesz zdecydować, czy dni weekendowe powinny być uznawane za dni robocze, czy nie. I nie martw się, elapseit uwzględni globalne dni wolne od pracy podczas planowania.
Na wypadek, gdybyś chciał przypisać więcej osób do tego samego projektu z taką samą liczbą przydzielonych godzin, elapseit pozwala Ci zrobić to bardzo szybko, klikając na "add multiple allocations" i wybierając, kto powinien być częścią Twojego zespołu projektowego. Nie martw się o przypisanie tej samej osoby dwa razy do tego samego projektu; możesz tego uniknąć, zaznaczając pole "Ignore people with overlapping allocations". Możesz usunąć więcej osób w tym samym czasie, klikając na "remove multiple allocations".
I aby to było dla Ciebie jeszcze ładniejsze, elapseit pozwala Ci eksportować alokacje z modułu Resourcing do modułu Tasks oraz importować zadania do alokacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć. Pamiętaj tylko, że jeśli chcesz zobaczyć zadanie w alokacjach, musisz najpierw wprowadzić datę rozpoczęcia i zakończenia.
Kogo potrzebujesz do swojego projektu?
Aby ułatwić proces alokacji, możesz użyć lewego paska bocznego, aby zastosować niektóre filtry; na przykład, jeśli potrzebujesz Starszego Programisty i Testera Oprogramowania do pracy nad Twoim projektem, możesz przejść do paska Stanowiska pracy i wybrać tylko te dwie role, aby zobaczyć, kto jest dostępny, aby wejść na pokład. Ale czasami ludzie są bardziej uzdolnieni niż może wyrazić tytuł zawodowy, więc może być konieczne znalezienie kogoś z bardzo konkretną umiejętnością, aby wykonać zadanie; i właśnie z tego powodu dodaliśmy filtr "Skills", aby pomóc Ci dokonać idealnego wyboru zespołu projektowego.
Ponadto, jeśli Twoja firma ma zarówno pracowników, jak i klientów na całym świecie, możesz, jeśli to możliwe, przydzielić do konkretnego klienta kogoś z tego samego kraju, aby zapewnić bliższy kontakt; w takim przypadku możesz użyć filtra "Location".
Spojrzenie w przyszłość: Widok Osoby czy widok Projekty?
Chcesz realizować nowe projekty i potrzebujesz wiedzieć, jakie zasoby są dostępne, aby je przejąć? Wtedy widok Ludzie jest Twoim kluczem do odpowiedzi. W tym oknie zobaczysz dostępność osób z określonego działu/lokalizacji lub pracujących przy konkretnym projekcie lub z wybranymi klientami. A robi się jeszcze lepiej! Możesz również sprawdzić, czy dostępne są osoby o określonych umiejętnościach, których potrzebujesz do nowych projektów. Dlatego widok ten jest nie tylko wskaźnikiem zbyt dużej i zbyt małej alokacji osób w bieżących projektach, pomagającym w razie potrzeby w redystrybucji zasobów, ale także pozwala spojrzeć w przyszłość, zobaczyć, czy zasobów jest wystarczająco dużo, czy też trzeba zatrudnić dodatkowe osoby do nowych projektów; a teraz możesz przygotować rzetelną prognozę dla swoich nowych klientów. Całkiem nieźle, prawda?
Kiedy jesteś w widoku Projektu, możesz zobaczyć status alokacji bieżących projektów, czy zabudżetowane godziny są w pełni przydzielone, czy nie i oszacować ukończenie projektów.
W związku z tym obie widoki pokażą Ci nadmierne i niewystarczające przydziały, ale z różnych perspektyw. Pamiętaj tylko, że wybranie widoku Osoby, na przykład, nie oznacza, że w tym samym oknie nie zobaczysz również projektów; są one nierozłączne, to tylko kwestia układu informacji.