Strona główna > Funkcje > zarządzanie
Zbierz swój zespół, zaproś klienta i dodaj swoje projekty. To tutaj wszystko się zaczyna.
Zarządzanie – Magia zaczyna się tam, gdzie spotykają się Klienci, Pracownicy i Projekty.
To jest obowiązkowe, aby prowadzić szczegółową ewidencję projektów firmowych, pracowników, dokumentów i klientów. Miej wszystkie informacje w jednym miejscu, nie ma potrzeby śledzenia tej samej rzeczy w wielu aplikacjach. Przechowuj umiejętności pracowników (a nawet wykonawców), dni urlopu, stawki i wszystkie inne szczegóły.
Po stronie projektu, poza zwykłymi rzeczami – takimi jak typ (czas i materiał lub stała cena, budżet, definicja zespołu, przepływ pracy zatwierdzania itp.), możesz nawet mieć różne stawki za role.
I jako bonus, możesz zobaczyć rentowność swoich zasobów, porównując stawki pracowników ze stawkami, które otrzymujesz z projektów, w które są zaangażowani.
Ludzie, ci, którzy sprawiają, że wszystko się dzieje.
Nadszedł czas, aby dodać wszystkich swoich pracowników (w tym tych, którzy nie będą mieli dostępu do narzędzia, użytkowników "bez licencji"), wykonawców, a także kontakty z firm klienckich, jeśli sobie tego życzysz. Jeśli udzielisz dostępu osobom spoza swojej firmy, można ustawić identyfikator firmy, aby móc odróżnić ich od użytkowników wewnętrznych. A jeśli masz problemy z zapamiętywaniem twarzy, możesz także przesłać zdjęcie profilowe.
Ale dodawanie ludzi losowo do narzędzia nie jest zbyt efektywne, szczególnie jeśli masz większą liczbę pracowników; dlatego możesz uznać za przydatne pogrupowanie ich w działy/zespoły.
Można dokonać również niektórych ustawień ogólnych, takich jak poziom dostępu, widoczność w planerze, widok alokacji kart czasu pracy, zamrożenie zadań lub alokacji oraz ustawienie zatwierdzania wniosków urlopowych; ważne jest, aby dokładnie wybrać, ponieważ wszystkie te indywidualne ustawienia znajdą odzwierciedlenie w karcie czasu pracy użytkownika.
Więcej szczegółów na temat ludzi zawsze jest lepsze dla biznesu!
Profil pracownika jest dość złożony, ponieważ oprócz ogólnych informacji, takich jak imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe, zawiera również szczegóły finansowe i administracyjne, takie jak typ wynagrodzenia (płatne za godzinę, dziennie lub miesięcznie), stawka godzinowa (bardzo ważny szczegół, gdy chcesz obliczyć rentowność pracownika), czas pracy, miejsce pracy lub data zatrudnienia. W przypadku, gdy pracownicy znajdują się w różnych krajach, masz możliwość wprowadzenia ich wynagrodzeń w walutach danych krajów.
To jest ważne, aby dodać umiejętności również w profilu pracownika, ponieważ może się to przydać podczas dokonywania alokacji w bieżących projektach lub dla dokładnych prognoz. Dlaczego? Ponieważ w Twojej firmie może być 50 programistów, ale czy wszyscy oni mają tę konkretną umiejętność, której potrzebujesz do swojego projektu, jak na przykład programowanie w Pearl? A ponieważ najprawdopodobniej odpowiedź brzmi tu "nie", dodawanie umiejętności do ludzi jest naprawdę skuteczne.
Po wprowadzeniu wszystkich osób, będziesz mieć ogólny przegląd z poziomem dostępu, statusem licencji, stawką godzinową/miesięczną, przydzielonymi i zalogowanymi godzinami w projektach.
Klienci, wprowadźcie ich!
Klienci są następną ważną rzeczą dla Twojej firmy, ponieważ przynoszą pieniądze. A ponieważ projekty nie mogą istnieć bez klientów i w narzędziu elapseit wszystkie projekty muszą być powiązane z klientem, na tym powinieneś się skupić po wprowadzeniu osób do narzędzia. Aby uzupełnić profil klienta, musisz dodać kilka ogólnych szczegółów, takich jak nazwa, adres, kraj oraz niektóre dane finansowe, takie jak numer rejestracyjny, numer VAT, numer konta i bank, dni płatności faktury.
Możesz także dodać logo firmy. A aby ułatwić Ci zadanie i nie szukać wizytówek w wielu miejscach, możesz tutaj dodać wszystkie kontakty, które masz w tej firmie; może się to przydać zwłaszcza wtedy, gdy chcesz umożliwić swoim klientom sprawdzanie postępów projektu i nie będzie to zobowiązywać żadnego z Was do ustalonych spotkań w celu omówienia aktualnego stanu. A w przypadku, gdy nie masz kodu klienta, elapseit automatycznie wygeneruje kod dla każdej wprowadzonej firmy. Całkiem proste, prawda?
Projekty dopracowane w najmniejszych szczegółach.
Profil projektu powinien być ostatnim, który wypełnisz w module Zarządzanie, ponieważ, jak zobaczysz, potrzebujesz danych wejściowych nie tylko z profilu klientów, ale także z profilu osób.
Jak już zgadłeś, istnieją pewne ogólne szczegóły, które muszą być wypełnione, takie jak nazwa projektu, klient, data rozpoczęcia i zakończenia lub status (do wyboru jest sześć typów statusu); możesz również dodać opis, ale nie jest to obowiązkowe. Istnieją również pewne informacje dotyczące rozliczeń, które musisz wypełnić; możesz mieć klientów, z którymi uzgadniasz stawkę godzinową/dzienną lub klientów, z którymi uzgadniasz stałą opłatę, niezależnie od liczby przepracowanych godzin; możliwe jest również posiadanie specjalnej stawki zdalnej. Wprowadzenie tych szczegółów finansowych jest bardzo ważne, jeśli chcesz na przykład sprawdzić rentowność swoich pracowników. I jest jeden mały szczegół w profilu Projektu, który zrobi różnicę przy obliczaniu rentowności: stawka roli projektu! Dlaczego? Ponieważ w profilu Osoby wprowadzasz stawkę godzinową/dzienną pracowników uzgodnioną w umowie o pracę, ale możesz przydzielić im projekty z różnymi rolami, które mają różne stawki godzinowe. Tak więc, upewnij się, że dokładnie wiesz, jaki jest zysk z pracy Twoich pracowników, wprowadzając kompletne, wysoce dokładne dane!
Szczegóły budżetu i wydatków można wprowadzić razem z walutą fakturowania. Podobnie jak w profilu osoby, można ustawić widoczność planisty i karty czasu pracy lub zablokować godziny i zadania w projekcie. Następnie należy zdecydować, czy dla zarejestrowanych godzin konieczny jest proces zatwierdzania i kto może rejestrować godziny w projekcie. Kolejnym krokiem jest wyznaczenie Project Managera oraz ustalenie zespołu projektowego i stawki godzinowej dla każdej roli w zespole. Można również dodać stanowiska/role i umiejętności.