Ewolucja Tablic Kanban i Dlaczego Musisz Przejść na Wersję Cyfrową

Szybki przegląd historii Kanban

Wszyscy wiedzą, że wszystko zaczęło się w 1940 roku, kiedy Taiichi Ohno, inżynier przemysłowy z Toyoty, stworzył system planowania mający na celu optymalizację produkcji. Mniej jednak wiadomo, że termin “Kanban”, który dosłownie oznacza “tablicę ogłoszeń”, rozpowszechnił się w latach 1600., w okresie Edo, czasie stabilności i rozwoju gospodarczego Japonii.

W tamtych czasach ulice Japonii były coraz bardziej zatłoczone sklepami i małymi przedsiębiorstwami, a stąd potrzeba właścicieli, aby przyciągać uwagę przechodniów za pomocą znaków pokazujących, jakiego rodzaju usługi są świadczone przez każdy sklep. Nawet jeśli sztucznie wykonane tablice są coraz rzadziej spotykane na ulicach współczesnych miast, oznakowanie sklepów Kanban można łatwo dostrzec dzięki nowoczesnym neonowym projektom.

Gdy Taiichi Ohno wprowadził metodologię Kanban w Toyocie, w rzeczywistości zainspirował się tym, jak supermarkety Piggly Wiggly w USA były w stanie utrzymywać swoje półki zaopatrzone w odpowiednią ilość każdego produktu, aby uniknąć strat. W tym samym celu wdrożył system papierowych kart do sygnalizowania i śledzenia zapotrzebowania w fabryce i nazwał go Kanban. Ze względu na lokalny sukces, system został przyjęty we wszystkich fabrykach Toyoty i wypchnął firmę z krzywej spadkowej, na której znajdowała się z powodu dużych strat, do bycia jednym z dzisiejszych globalnych konkurentów.

Kanban – od produkcji do zarządzania projektami oprogramowania

Chociaż koncepcja Kanban ma swoje korzenie w branży produkcyjnej, ze względu na wysoką skuteczność, specjaliści z innych branż zaczęli ją studiować i próbowali zastosować tę zasadę w innych obszarach. Przełom nastąpił w branży oprogramowania w latach 2000. David J. Anderson był jednym z pierwszych, którzy zastosowali Kanban w branży IT, a Microsoft był pierwszą firmą, która próbowała wprowadzić zasady Kanban do metodologii rozwoju oprogramowania.

Jak wspomina Anderson, “Kanban nie jest metodyką cyklu życia tworzenia oprogramowania ani podejściem do zarządzania projektami”, nie mówi nic o tym, jak tworzyć oprogramowanie ani jak planować projekt. Zamiast tego, zasady Kanban są stosowane w celu ciągłego doskonalenia procesów, które są już wdrożone

Ale piękno Kanban tkwi w jego szerokiej stosowalności. Niezależnie od stosowanej metodologii zarządzania projektami, czy to innowacyjnej Agile z technikami Scrum lub XP, czy też bardziej tradycyjnej, jak Waterfall, wdrożenie zasad Kanban z pewnością wniesie wartość do Twoich procesów.

I, jako ciekawostka, Kanban może być również stosowany w twoim życiu osobistym, a przynajmniej tak twierdzi Jim Benson w swojej książce, “Personal Kanban” 😊.

Korzyści z używania cyfrowej tablicy Kanban

Ponieważ nasz mózg jest w stanie przetwarzać obrazy 60.000 razy szybciej niż tekst (źródło tutaj), to całkiem jasne, jakie są największe korzyści płynące z używania Kanban: wizualizacja. Naprawdę świetnie jest móc wizualnie śledzić cały cykl życia projektu i monitorować zadania od początku do końca. Dzięki postępowi technologicznemu, tablice Kanban zostały zaktualizowane i przeniesione do świata cyfrowego, pozostawiając daleko w tyle karteczki samoprzylepne i tablice suchościeralne z ich prostymi kolumnami do zrobienia, w trakcie i zrobione.

Chociaż fizyczne tablice odegrały ważną rolę w usprawnianiu procesów pracy i zwiększaniu wydajności, korzyści płynące z używania cyfrowej tablicy Kanban są niezaprzeczalnie wyższe. Wymieńmy tutaj kilka z nich:

• Dostępność – zmiany wprowadzone na tablicy Kanban online są widoczne dla wszystkich w czasie rzeczywistym; oznacza to, że członkowie zespołu projektowego pracujący w różnych lokalizacjach lub zdalnie mogą natychmiast zobaczyć aktualizacje dotyczące swoich projektów.
• Dokładność – gdy dane są przetwarzane automatycznie, prawdopodobieństwo błędów jest bliskie zeru.
• Aktualizacje w czasie rzeczywistym – każda zmiana, wraz z jej następstwami, jest automatycznie przetwarzana przez oprogramowanie i natychmiast widoczna dla każdego.
• Oszczędność czasu – dzięki aktualizacjom w czasie rzeczywistym i zdalnemu dostępowi, zmniejsza się potrzeba organizowania spotkań projektowych.
• Zwiększone bezpieczeństwo – żadna „karteczka” nie może zginąć z cyfrowej tablicy, a wszystkie zmiany są śledzone; ponadto, w przypadku informacji wrażliwych lub poufnych, można określić poziomy dostępu oparte na rolach, z określonymi prawami i zasadami ograniczeń.
• Zaawansowane analizy – pozwala na automatyczne obliczanie ważnych wskaźników i generowanie skomplikowanych raportów biznesowych.
• Automatyzacja reguł biznesowych – pozwala na opracowanie protokołów pracy i standardów operacyjnych, takich jak zależności zadań, przypomnienia, obowiązkowe notatki i inne.

Więc, czy nadal jesteś pogrzebany pod stertą karteczek samoprzylepnych? Jeśli tak, zajrzyj tutaj i sprawdź, jak elapseit może się tego pozbyć 😊.