Dlaczego Zarządzanie Zasobami Projektu Jest Ważne?

Zarządzanie zasobami jest integralną częścią każdego biznesu i pomaga zmaksymalizować efektywność wykorzystania ludzi lub sprzętu projektu. Tego kroku nie należy lekceważyć, ponieważ każdy zasób organizacji musi być efektywnie wykorzystany, aby zwiększyć rentowność.

Czym jest zarządzanie zasobami projektu?

Zobaczmy najpierw, czym są zasoby. Są tym wszystkim, czego potrzebujesz do ukończenia swoich projektów, czy to ludzie, aktywa czy obiekty.
Tak więc, zarządzanie zasobami to proces efektywnego i skutecznego wykorzystywania wszystkiego, co jest do Twojej dyspozycji, w celu pomyślnego ukończenia projektów. Innymi słowy, bez dokładnego planowania i harmonogramowania zasobów do odpowiedniego projektu w odpowiednim czasie i po odpowiednim koszcie, Twoja firma na tym ucierpi.

Techniki zarządzania zasobami

Bez względu na to, jakie techniki zarządzania zasobami stosujesz, cel jest ten sam: zapewnić przejrzysty widok projektów, aby zoptymalizować wykorzystanie zasobów.

1. Alokacja zasobów – aby móc przydzielić zasoby do projektu, musisz najpierw sprawdzić, co jest potrzebne do ukończenia projektu; następnie wykonaj „inwentaryzację” zasobów i dopasuj odpowiednie zasoby do odpowiednich zadań.
2. Harmonogramowanie zasobów – gdy już wiesz, jakich zasobów potrzebujesz, zdecyduj, na jak długo i kiedy te zasoby są potrzebne do zakończenia projektu.
3. Prognozowanie zasobów – to technika, którą stosujesz, gdy rozważasz przyjęcie nowych projektów; zanim złożysz obietnice klientom i podpiszesz nowe umowy, sprawdź, czy masz wszystkie asy w rękawie, aby wykonać zadanie; ta technika pomaga przewidzieć nie tylko dodatkową pojemność potrzebną dla projektów w fazie planowania, ale także wszelkie niedostateczne wykorzystanie zasobów, które może wystąpić.
4. Wyrównywanie i wygładzanie zasobów – według APM, te techniki są stosowane, gdy ograniczenia czasowe mają priorytet lub gdy trzeba przywrócić równowagę i unikać nadmiernych i / lub niedostatecznych alokacji; więcej szczegółów znajdziesz tutaj.

Korzyści z korzystania z efektywnego systemu zarządzania zasobami

Jest dość jasne, że nie będziesz w stanie zastosować powyższych technik zarządzania zasobami tylko za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel. Będziesz potrzebować wydajnego systemu, aby jak najlepiej wykorzystać swoje zasoby.
Sprawdźmy niektóre z najważniejszych korzyści płynących z używania narzędzia do zarządzania zasobami:

• Zwiększona produktywność – zyskując pełny przegląd projektów i zasobów, będziesz w stanie przypisać odpowiednie zasoby do odpowiednich zadań we właściwym czasie.
• Eliminacja wypalenia i znudzenia – będziesz w stanie zminimalizować nadmierne / niedostateczne alokacje zasobów, a tym samym zwiększyć zadowolenie pracowników; skuteczne narzędzie do zarządzania zasobami wyświetli obciążenie zasobów w czasie rzeczywistym, dzięki czemu nikt w zespole nie będzie przeciążony pracą ani niedostatecznie wykorzystany.
• Zmniejszenie kosztów projektu – zasadniczo pomoże Ci zrobić więcej za mniej; zminimalizujesz planowanie reaktywne i zatrudnianie w ostatniej chwili.
• Zwiększona przejrzystość – unikniesz nieporozumień i zamieszania; scentralizowany system planowania zasobów zapewni jasną widoczność, dzięki czemu każdy kierownik projektu zobaczy, jak zasoby są przydzielane, a wszyscy członkowie zespołu będą widzieć swoje zadania.
• Zmniejszone ryzyko – unikniesz konfliktów zasobów i dostrzeżesz problemy, zanim się pojawią; ponadto będziesz mógł prognozować braki w umiejętnościach i proaktywnie je zlikwidować.
• Dokładne informacje biznesowe – będziesz mógł tworzyć dostosowane dashboardy, analizy i raporty, które umożliwią monitorowanie ogólnego stanu projektów i podejmowanie właściwych decyzji.

Podsumowując, efektywne zarządzanie zasobami nie jest czymś miłym do posiadania, jest kluczem do sukcesu Twoich projektów. Zasoby nie mogą być przydzielane losowo na projekty, a ponadto nie możesz po prostu mówić tak na każdy projekt, który przychodzi do Twoich drzwi. Najbardziej dochodowe organizacje wykorzystują oprogramowanie do zarządzania zasobami, aby skutecznie planować i zarządzać zasobami, aby uniknąć opóźnień w projekcie, zwiększonych kosztów i nieudanego dostarczenia projektu.