Dlaczego Powinieneś Używać Oprogramowania do Zarządzania Zasobami

Sposób, w jaki zasoby są zarządzane, odgrywa ważną rolę w sukcesie projektu. Nie wystarczy stworzyć idealnego planowania projektu i mieć w zespole wysoko wykwalifikowanych ludzi. To, w jaki sposób zasoby zostaną przydzielone, zdecyduje o sukcesie lub porażce projektu. Dlatego Project Managerowie są czasami nazywani Resource Managerami.

Czym byłaby definicja “perfekcyjnego planowania zasobów”, mógłbyś zapytać. Mówiąc w bardzo prosty sposób, przydzielanie w odpowiednim czasie odpowiedniej ilości zadań najbardziej odpowiednim osobom, zdolnym do ich terminowego wykonania. Zasadniczo, nacisk kładziony jest na “kto”, “kiedy” i “na jak długo”.

W idealnym świecie zarządzania projektami wszystkie zasoby leżałyby na półce, czekając, aż kierownik projektu je podniesie, aby przydzielić zadania. Cóż, świat nie jest idealny. Dzisiejszy świat definiuje ostra konkurencja, a kluczem do sukcesu jest efektywność.

Nikt nie może pozwolić sobie na trzymanie zasobów na widoku, czekając na ich wykorzystanie. Zasób, który leży na półce, jest niedostatecznie wykorzystywany, a więc kontrproduktywny i nie przynosi żadnych pieniędzy do “domu”. Na drugim biegunie, nadmiernie eksploatowany zasób również nie sprawia, że jest lepiej, ponieważ prędzej czy później wypali się. I jest to prawdą niezależnie od rodzaju zarządzanych zasobów: ludzi, narzędzi i sprzętu.

Ale jak utrzymać równowagę, aby uzyskać “idealne planowanie”? Niezależnie od tego, kogo zapytasz i ile artykułów przeczytasz na ten temat, wszyscy będą mieli wspólną odpowiedź: użyj oprogramowania do planowania zasobów!

Oto kilka powodów, dla których musisz użyć jednego:

1. Bez wysiłku widoczność dostępności zasobów – nie musisz pytać kolegów o to, kto jest dostępny i kiedy; planista jest automatycznie aktualizowany przy każdej dokonanej alokacji; jeśli ludzie są Twoim zasobem, skuteczne narzędzie pozwoli Ci dokonać alokacji z uwzględnieniem ich umiejętności; sprawdź tutaj, jak możesz zobaczyć dostępność umiejętności w elapseit;
2. Zapobieganie nadmiernym i niedostatecznym alokacjom – gdy możesz szybko zobaczyć, kto co robi, łatwiej jest uniknąć wypalenia zasobów i niepełnego ich wykorzystania.
3. Efektywność kosztowa – w pełni alokowane zasoby oznaczają w pełni produktywne zasoby.
4. Efektywność czasowa – informacje są automatycznie aktualizowane i w czasie rzeczywistym; dlatego alokacja zadań odbywa się znacznie szybciej, co pozwala poświęcić więcej czasu na inne ważne działania.
5. Prognoza przyszłych projektów – dokładny przegląd aktualnych zasobów powie Ci, czy jesteś gotowy, aby przyjąć nowych klientów i nowe projekty, czy potrzebujesz dodatkowych zasobów.
6. Centralizacja informacji – wszystkie informacje są wyświetlane w jednym widoku, nie trzeba szukać arkuszy czasu zapisanych w różnych folderach.
7. Dokładne dane do raportów biznesowych – gdy praca manualna zostaje wyeliminowana, błąd ludzki również znika; dokładne dane prowadzą do poprawnych faktur i właściwego pomiaru KPI biznesowych.

Więc, dlaczego nie miałbyś skorzystać z wszystkich tych korzyści i zwiększyć rentowności swojej firmy?!